Asistente de Compras

Organización y Ubicación

Este puesto se encuentra en Bolívar, Venezuela, dentro de Project HOPE, una ONG internacional con más de seis décadas de trayectoria dedicada a enfrentar desafíos sanitarios globales mediante atención médica, suministro de medicamentos y desarrollo de programas de salud.

Código de Conducta y Valores

El cargo demanda un compromiso firme con una cultura de respeto, integridad y transparencia, previniendo la explotación, abuso sexual, trata de personas, fraude, corrupción, discriminación y acoso. Es esencial la adhesión al Código de Conducta, tanto a nivel ético como en políticas internas y donantes, bajo pena de sanciones que pueden incluir despido justificado.

Resumen del Rol

El asistente de compras es responsable de gestionar eficientemente las adquisiciones locales conforme a los procedimientos del proyecto, asegurando la mejor relación calidad–precio para soportar la implementación efectiva de actividades de los proyectos.

Principales Funciones

• Revisar y validar solicitudes de compra para garantizar su correcta elaboración y autorizaciones correspondientes.
• Identificar, evaluar y seleccionar proveedores locales mediante diversas fuentes y referencias.
• Solicitar cotizaciones asegurando al menos una oferta competitiva cuando aplique según el monto de contratación.
• Analizar comparativamente precios para elegir la opción óptima conforme al principio de calidad y costo.
• Emitir órdenes de compra detalladas incluyendo especificaciones, cantidades, precios, condiciones de entrega y pago.
• Supervisar el seguimiento de órdenes para controlar entregas y resolver inconvenientes.
• Gestionar notas de recepción y avanzar procesos administrativos para facilitar pagos.
• Preparar y remitir documentación a finanzas para el procesamiento puntual de pagos a proveedores.
• Llevar registros precisos y organizados de todas las operaciones de compra en la plataforma SharePoint para garantizar trazabilidad.
• Actualizar las herramientas de seguimiento para asegurar la transparencia en las adquisiciones.
• Garantizar la evaluación continua y actualización de la base de datos de proveedores, respetando los límites de contratación y comunicando situaciones que los excedan.
• Asegurar la ejecución conforme a las normativas internas, donantes y leyes locales e internacionales aplicables.
• Mantener comunicación efectiva con proveedores y stakeholders para coordinar procesos y solucionar temas relacionados.
• Verificar antecedentes y cumplimiento de proveedores y personas vinculadas mediante Brigder Insight como parte de las políticas de cumplimiento.
• Velar por la ética organizacional, elaboración de informes precisos y confidencialidad de información sensible.
• Promover la cultura de cumplimiento, ética y valores humanitarios propios de Project HOPE.
• Participar en procesos de selección de personal vinculados a su área, revisando candidatos y asistiendo en entrevistas técnicas.
• Colaborar estrechamente con equipos regionales y de la casa matriz para asegurar la coherencia operativa.
• Ejecutar todas las demás funciones inherentes y requerimientos adicionales relacionados con el cargo.

Requisitos

• Formación técnica superior universitaria en Administración, Contaduría o campos afines.
• Se valorará experiencia mínima de un año en procesos administrativos.
• Dominio del paquete Microsoft Office 365.

Condiciones Físicas y Ambiente Laboral

El puesto requiere movilidad en entornos de oficina y campo, capacidad comunicativa verbal y escrita, y disponibilidad para viajes internacionales que pueden incluir zonas con condiciones laborales difíciles o recursos limitados. El entorno de trabajo puede alternar entre oficina, campo y despliegues de emergencia bajo condiciones austeras. Se ofrecerán adaptaciones razonables para personas con discapacidad.

Políticas y Cumplimiento

Project HOPE aplica una política de cero tolerancia frente al acoso, abuso y explotación sexual y laboral, así como fraude, corrupción y desviaciones. Es imprescindible cumplir con el Código de Conducta y las políticas internas y de donantes. El incumplimiento puede derivar en sanciones relevantes.