Post- und Posterfassung

Über die Position

Wir laden Sie ein, gemeinsam mit uns den Weg zur Perfektion zu gehen. Als Spezialist im Bereich Post- und Posterfassung sind Sie ein wichtiger Teil unseres Teams und tragen dazu bei, dass Dokumente effizient digitalisiert und verarbeitet werden.

Hauptaufgaben

• Digitalisierung von Unterlagen im Format DIN-A4 bis DIN-A0 gemäß den Vorgaben der jeweiligen Fachabteilungen und unter Berücksichtigung etablierter Prozessanweisungen.
• Vorbereitung der zu erfassenden Dokumente, einschließlich Entklammern, Sortieren und Prüfung vor dem Scanvorgang.
• Organisation der Ablage der gescannten Dokumente entweder in vorgegebenen Ordnerstrukturen oder im firmeneigenen Dokumentenmanagementsystem.
• Übergabe und Austausch von Unterlagen mit den zuständigen Fachabteilungen und dem Archiv.
• Eigenverantwortliche Koordination der Scan- und Erfassungsprozesse im Austausch mit den Archiven und Fachabteilungen.
• Selbstständige Durchführung von Qualitätskontrollen der Arbeitsergebnisse.
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen, sowohl in analoger als auch digitaler Form, indem diese für die digitale Weiterverarbeitung vorbereitet werden.
• Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, die per E-Mail oder Portal als PDFs oder XML-Dateien eingehen, inklusive Weiterleitung an nachgelagerte Prozesse.
• Verantwortung für die Koordination der Scan- und Erfassungsaufgaben im Zusammenhang mit den nachgelagerten Fachabteilungen.
• Eigenständige Qualitätsprüfung der Arbeitsergebnisse im Rechnungserfassungsprozess.

Erforderliche Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung und Kenntnisse im Bereich Post- und Posterfassung, einschließlich Gerätebedienung, typischer Arbeitsabläufe und relevanter Regularien.
• Vertrautheit mit elektronischen Scan- und Dokumentenerfassungssystemen, vorzugsweise Crosscap von SRZ.
• Gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen, idealerweise nscale von Ceyoniq.
• Kenntnisse in der elektronischen Dokumentenverarbeitung und in elektronischen Signaturen.
• Technisches Grundwissen, idealerweise aus dem Bereich kerntechnischer Anlagen, wird als Vorteil angesehen.