Empfangssekretär / Office Manager (m/w/d)

Aufgabenbereich

• Gewährleistung eines effizient organisierten und strukturierten Büroalltags zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs
• Kommunikation und Koordination mit externen Dienstleistern und Lieferanten für Bürobedarf, technische Ausstattung und Wartungsarbeiten
• Verbesserung und Weiterentwicklung der bestehenden Büro- und Verwaltungsabläufe
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Unterstützung der internen Kommunikation
• Planung und Organisation von Terminen, Meetings, Firmenveranstaltungen und Geschäftsreisen
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken, die Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten betreffen
• Empfang und professionelle Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern und Bewerbern
• Allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft

Profil

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Empathie und ein sympathisches Auftreten
• Hervorragende organisatorische Kompetenzen verbunden mit effizientem Zeitmanagement
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Zuverlässige, flexible und problemlösungsorientierte Arbeitsweise
• Verhandlungsgeschick sowie eine starke Kunden- und Serviceorientierung
• Berufliche Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenz oder vergleichbaren administrativen Positionen
• Fließende Beherrschung der deutschen Sprache ist erforderlich; Grundkenntnisse in Polnisch sind wünschenswert

Vorteile für Mitarbeiter

• Attraktives Gehalt mit langfristiger Perspektive und sicheren Vollzeitarbeitsverträgen
• Belohnungssystem für erfolgreiche Mitarbeiterempfehlungen
• Monatliche Teamevents zur Förderung des Zusammenhalts und des gemeinsamen Wachstums
• Finanzielle Unterstützung beim Erwerb des Deutschlandtickets für nachhaltige Mobilität
• Zuschüsse für Firmenfitness zur Förderung der Gesundheit und Fitness der Mitarbeiter

Unternehmensphilosophie

• Wertschätzung von Sicherheit und beruflicher Weiterbildung
• Teamorientiertes Arbeiten mit gemeinsamer Zielverfolgung