Adjoint(e) administratif(ve) et réception

Résumé du poste

Relevant de la gestionnaire de la comptabilité et de l’administration, la personne en poste soutient les activités administratives quotidiennes de l’entreprise. Elle prend en charge plusieurs volets liés aux fournisseurs, au courrier, aux fournitures de bureau et au traitement des documents administratifs.

Le rôle contribue au suivi rigoureux des dossiers, à la fiabilité des données administratives et au bon déroulement des opérations de tous les jours. Comme premier contact de l’organisation, la personne accueille les visiteurs, répond aux appels et offre un service professionnel, courtois et efficace à l’ensemble des intervenants.

Tâches administratives

• Transmettre les factures aux responsables concernés pour approbation, puis les classer selon les méthodes en vigueur.
• Participer à la réception et à la préparation des bons de commande.
• Ouvrir les dossiers de fournisseurs et mettre à jour leurs renseignements administratifs, comme les coordonnées, les données bancaires, les taxes, les licences et les autres pièces exigées.
• Faire le suivi des documents demandés aux fournisseurs à l’aide du système ERP.
• Préparer et regrouper les factures, les pièces justificatives et les autres documents nécessaires à la comptabilité.
• Compiler les données requises pour la conciliation des relevés de cartes de crédit.
• Maintenir à jour le registre cumulatif de la consommation d’essence, par équipe et par compagnie.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs.
• Gérer les fournitures de bureau ainsi que les commandes associées.

Accueil et service à la clientèle

• Recevoir les visiteurs avec professionnalisme et courtoisie.
• Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger vers les bonnes personnes.
• Recevoir, trier et traiter les courriels entrants.
• Répondre aux demandes d’information ou orienter les personnes vers les ressources appropriées.
• Distribuer le courrier à l’interne et s’occuper de son envoi et de sa réception.

Qualifications recherchées

Le poste requiert une formation en secrétariat ou en bureautique, ou une expérience jugée équivalente, ainsi qu’une expérience pertinente dans un rôle similaire. La personne doit bien maîtriser la suite Microsoft Office et démontrer une bonne aisance avec les outils technologiques.

Elle doit aussi faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de rigueur et d’autonomie. La capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle dans un contexte dynamique est essentielle, tout comme une bonne approche du service à la clientèle interne et une communication efficace.

Avantages

• Activités sociales organisées par l’entreprise.
• Régime REER/RPDB.
• Assurances collectives comprenant le dentaire, l’invalidité, l’assurance vie, la maladie et une couverture complémentaire.
• Congés mobiles.
• Milieu de travail stimulant dans une entreprise en croissance.